Jet sorgt bei deutschem Event-Ausstatter für Transformation beim Reporting und für erhebliche Einsparungen

Die Party Rent Group hat ihren Hauptsitz in Deutschland und ist ein europaweit agierender Eventausstatter mit 24 Standorten und rund 950 Mitarbeitern in neun Ländern. Die Party Rent Group bietet ganzheitliche Konzepte für Eventkoordination und Vermietung. Sie bietet in ganz Europa ein vielfältiges Funktionsspektrum für unterschiedlichste Komplexitätsanforderungen an und veranstaltet sowohl kleine Empfänge als auch große Messen.

Zunehmende Probleme durch enormen Verwaltungsaufwand

In den 2000er- und 2010er-Jahren verzeichnete die Party Rent Group bedeutendes Wachstum. Im Laufe der Zeit konnte jedoch die Fähigkeit der Gruppe, sich anzupassen und die Nachfrage der Kunden zu bedienen, nicht mehr mit dem Wachstum mithalten. Das Problem war dabei im Wesentlichen darauf zurückzuführen, dass die Software für das Enterprise Resource Planning (ERP) nicht für die Reporting-Zwecke eines Vermietungs-Geschäftsmodells konzipiert war. Damit das ERP funktionierte, behalfen sich die Mitarbeiter mit einem mühsamen manuellen Prozess, bei dem sie die Berichte kopieren und einfügen mussten – ein Vorgang, der zeitaufwändig und fehleranfällig war.

Frank Rabe, Logistik-Manager am Standort der Party Rent Group in Berlin, formuliert es wie folgt: „Es war eine sehr schwierige Copy-und-Paste-Aufgabe.” Doch diese einfache Beschreibung erfasst nicht die ganze Bandbreite des Problems. Das „Copy-Paste-Problem“ erstreckte sich auf das gesamte Unternehmen, vom Management-Reporting und den Finanzanalysen bis hin zu den tagtäglichen Abläufen im Lager und bei der Auftragsabwicklung. „Wir hatten zwar ein großes ERP-System, doch dieses System lieferte uns nicht die Daten, die wir benötigten. Wir mussten alles manuell kopieren. Wir hatten wenige Mitarbeiter, aber einen enormen Verwaltungsaufwand“, so Rabe.

Die Erstellung der monatlichen Finanzberichte für das Führungsteam war eine gewaltige Aufgabe. Damals nahm sich ein äußerst erfahrener Controller jeden Monat eine Woche Zeit, um mittels „Copy-Paste“ in Tabellenkalkulationen Finanzberichte zu erstellen. Die Fähigkeiten und die Erfahrung dieser Person für solch banale Tätigkeiten zu vergeuden, bedeutete sprichwörtlich, Perlen vor die Säue zu werfen. Letzen Endes gab diese Person frustriert auf und verließ das Unternehmen.

Rabe wandte sich an einen Unternehmensberater, der ihm helfen sollte, diesen Arbeitsdruck zu mildern. Der Service war recht kostspielig und stieß schließlich auf dasselbe Datenhindernis. Das Beratungsunternehmen benötigte viele Daten, um die internen Prozesse zu verbessern, für deren Optimierung es engagiert worden war. Laut Rabe „gab es einen hohen manuellen Verwaltungsaufwand. Es wurden sehr viele Aufträge erteilt. Am Ende stellte das Beratungsunternehmen fest, dass wir die Geschäftsabläufe durch ein besseres Datenmanagement optimieren könnten.“ Schließlich empfahl das Beratungsunternehmen, Jet Analytics zu testen.

Jet Analytics feiert eine Papierarbeit-Abschiedsparty

Die Geschäftsabläufe näherten sich derweil der Grenze des Machbaren. Dem Unternehmen, gefangen in einem Kreislauf aus manuellen, papierbasierten Verfahren, war es nicht mehr möglich, mit dem Auftragsvolumen Schritt zu halten. Bisweilen kam die Arbeit in den Lagerhäusern zum Erliegen, da die papierbasierten Inventurlisten nicht schnell genug erstellt werden konnten.

Zu diesem Zeitpunkt setzte sich die Party Rent Group mit Datenkultur in Verbindung. Der Partner von Insightsoftware wurde damit beauftragt, Lösungen für eine Reduzierung der Mengen an Papierarbeit und zur Modernisierung der Prozesse zu finden. Andreas Koblischke, CEO von Datenkultur, beaufsichtigte den Prozess der Datenintegration vom ERP-System zum Datenmodell von Jet Analytics. Es gab jedoch ein Problem: das ERP-System hatte eine niederländische Oberfläche und jede Tabelle im ERP durfte maximal acht Zeichen enthalten. Im Grunde genommen war das ERP-System eine riesige Anwendung mit komplexen fremdsprachlichen Abkürzungen.

Datenkultur beaufsichtigte die Übersetzung sämtlicher Tabellen – Zeile für Zeile – und entwickelte dabei spezielle Power BI-Dashboards, die auf dem Data Warehouse von Jet Analytics basierten. Diese Implementierung war ein echter Fortschritt. „Es war das erste Mal, dass die Daten in perfekter Form vorlagen. Das war vorher nie möglich“, so Koblischke. „Statt neue Leute einstellen zu müssen, konnte das Unternehmen das vorhandene Personal neu einsetzen. Das Unternehmen steigerte die Effizienz deutlich, sparte dabei sehr viel Geld, Zeit und löste unzählige Probleme.“

Insgesamt konnte die Party Rent Group durch die Implementierung von Jet allein am Standort Berlin jedes Jahr mehr als 200.000 € einsparen. Durch die Automatisierung manueller Prozesse und die Beseitigung von physischer Schreibarbeit aus seinem Geschäftsmodell konnte das Unternehmen Überstunden der eigenen Mitarbeiter verhindern und musste keine externen Arbeitskräfte mit „Copy-Paste-Tätigkeiten“ beauftragen.

Im gesamten Unternehmen waren positive Veränderungen zu spüren. Die Mitarbeiter wurden neu motiviert, da die alten und ungeliebten manuellen Prozesse wegfielen – jetzt konnten sie mit modernen Tools, wie beispielsweise iPads, arbeiten. Für den Bereich des Lagers erklärte Rabe: „Durch die Daten konnten hier viele Probleme gelöst werden. Außerdem verbesserte sich die Kommunikation und Fehler beim Copy-Paste spielten keine Rolle mehr.“

Der Zeitpunkt der Integration erwies sich dabei als glücklich. Da der Umstieg bereits vor der Pandemie abgeschlossen war, konnte das Managementteam auf Telearbeit setzen, während eine sehr kleine Anzahl an Mitarbeitern vor Ort im Lager den Betrieb aufrechterhielt. Ohne Jet Analytics wäre das nicht möglich gewesen. Mit dem alten System wäre das Unternehmen gezwungen gewesen, den Betrieb komplett einzustellen.

Den Erfolg feiern

Die Party Rent Group verzeichnete dank Jet Analytics eine Optimierung der Betriebsabläufe, eine ungeahnte Klarheit beim Management-Reporting und deutliche Kosteneinsparungen.

• Kosteneinsparungen: Mehr als 200.000 € pro Jahr für Beratergebühren und Überstunden der Mitarbeiter.
• Zeitersparnis: Die Zusammenstellung von Berichten war keine wochenlange Aufgabe mehr, sondern konnte bei Bedarf und sofort ausgeführt werden.
• Ein fortgeschrittenes Management-Reporting bot ganz neue Einblicke in die geschäftliche Leistung.
• Durch automatisierte operative Berichte konnte der tagtägliche Lagerbetrieb auch während der Corona-Krise fortgeführt werden.