Industrial Holding Company ist in der Lage, die Zahlen richtig zu deuten, nachdem sie die Offenlegungsprozesse mit Certent CDM automatisiert hat

Die 1916 von der Familie Wallenberg gegründete Investor AB mit Sitz in Stockholm, Schweden, ist ein Investor in erstklassige, globale Unternehmen, darunter AstraZeneca, Atlas Copco und Electrolux. Mit ihrer langfristigen Anlageperspektive setzt sie ihre Branchenerfahrung, ihr Netzwerk und ihre Kapitalstärke ein, um ihren Portfoliounternehmen zu helfen, die Konkurrenz zu übertreffen und ihr volles Potenzial auszuschöpfen.

Die Herausforderung

Die kontinuierliche Verbesserung liegt in der DNA des Finanzteams von Investor AB. Vor der Einführung von Certent CDM verfügte das Unternehmen bereits über ein wirksames Verfahren zur Erstellung und Veröffentlichung seines Zwischenberichts. Da dieser Prozess jedoch an einem kritischen Punkt des Abschlusses erhebliche Ressourcen verbrauchte und der manuelle Aufwand für die Erstellung der schwedischen und englischen Version des Berichts und die Gegenprüfung der Zahlen in beiden Versionen zu hoch war, sah das Team eine Möglichkeit, den Prozess effizienter zu gestalten.

In der Vergangenheit benötigte das fünfköpfige Team für die Erstellung des Zwischenberichts etwa anderthalb Tage, was die Bandbreite einschränkte, um sich wirklich mit den Zahlen zu befassen und Schlussfolgerungen zu ziehen, die dem Investorenmanagement und dem Vorstand helfen sollten.

Wenn Änderungen in letzter Minute unvermeidlich waren, musste das Team eine umfangreiche Validierung durchführen, um sicherzustellen, dass die Daten und Berichte korrekt und konsistent waren. Dies führte oft dazu, dass das Team unter dem Zeitdruck der knappen Deadline bis spät in die Nacht arbeiten musste. Anders Eckerwall, Head of Finance bei Investor AB, berichtet, dass dieser manuelle Prozess bedeutete, dass „es riskant war, operative Änderungen in letzter Minute vorzunehmen“. Alle Änderungen müssten auf beide Versionen des Berichts angewendet und abgeglichen werden, was wertvolle Zeit für die Analyse und den Kommentaren beanspruchte.

Obwohl das Team den Zwischenabschluss fristgerecht abschließen konnte, betont Jenny Rydingstam, Director, Group Consolidation bei Investor AB, dass Investor AB „immer auf der Suche nach Verbesserungen und nach Möglichkeiten ist, Dinge besser zu machen“. Die Automatisierung war der logische nächste Schritt zur Verbesserung des Prozesses, weshalb das Team auf Certent CDM von insightsoftware aufmerksam wurde.

Mit Certent CDM zum Erfolg

In Zusammenarbeit mit dem insightsoftware-Partner Addedo, einem schwedischen Beratungsunternehmen, das sich auf konsolidierte Rechnungslegung und regulatorische Berichterstattung spezialisiert hat, war Investor AB begeistert, dass die Implementierung von Certent CDM so reibungslos und schnell verlief.

Rydingstam weiß noch, wie Addedo ihr gesamtes Team durch das System geführt hat, um sich mit dessen Funktionsweise vertraut zu machen. Obwohl das Team von Addedo remote geschult wurde, weil die Implementierung während der COVID-19-Pandemie stattfand, hatte sie das Gefühl, dass die Treffen dennoch sehr praxisnah waren. Rydingstam erklärt, dass der reibungslose Übergang dadurch begünstigt wurde, dass ihr gesamtes Team während dieser Schulungen „stark in den Aufbau der Vorlagen und der Struktur eingebunden war“, „Addedo hat uns großartig unterstützt und uns geholfen, ein erfolgreiches Projekt umzusetzen“.

Ein weiterer Faktor, der zur schnellen Einführung beitrug, war die Tatsache, dass Certent CDM Microsoft Office als Teil der Benutzeroberfläche verwendet, was dem Team eine vertraute Umgebung bot, in der es sich leicht zurechtfand. Infolgedessen dauerte es weniger als einen Monat, um Certent CDM zu implementieren, was bedeutet, dass das Team in der Lage war, während des Abschlusses des dritten Quartals 2020 seine Zwischenberichterstattung zu erstellen.

Eckerwall hat festgestellt, dass das Team seit der Einführung von Certent CDM „mehr Freiraum hat, um hinter die Zahlen zu blicken“, was perfekt zu seiner Strategie der kontinuierlichen Verbesserung passt. Durch die Automatisierung wiederkehrender, von mehreren Mitarbeitern erstellter Berichte mit Certent CDM und der Möglichkeit, das Tool überall dort einzusetzen, wo es Texte und Zahlen für die Veröffentlichung kombinieren möchte, kann das Investor AB-Team mehr Ressourcen freisetzen, um sich während der kritischen Abschlussphase auf die Gewinnung wertvoller Erkenntnisse und Analysen aus ihren Berichten zu konzentrieren.

Der Prozess an sich ist viel weniger manuell und Rydingstam ist froh, „alle Daten an einem Ort zu haben“, da dies „die Verwaltung viel einfacher macht, weil wir nur eine Datei in die Cloud hochladen müssen“. Auf diese Weise muss das Team weniger Zeit aufwenden, um Zahlen gegenzuprüfen, kann Änderungen in letzter Minute stressfrei vornehmen und hat mehr Zeit für die Analyse der Daten.

In der Zukunft erwägt das Team den Einsatz von Certent CDM, um das Laden von juristischen Kennzahlen aus dem Konzernkonsolidierungssystem mit operativen Zahlen aus der BI-Plattform zu kombinieren, und wird dies im Laufe des Jahres evaluieren. Das Team sieht sich in der Lage, Certent CDM auch für monatliche Managementberichte sowie für Zwischenberichte und andere textintensive, wiederkehrende Berichte zu verwenden.

Seit der Implementierung hat das Team die erhofften kontinuierlichen Verbesserungen erzielt. Eckerwall stellt fest, dass Certent CDM dem Team geholfen hat, sich zu einer „modernen Finanzabteilung“ zu entwickeln. Seither empfiehlt sie Certent CDM für das Accounting und den CFO.

Zum Erfolg navigieren

Investor AB hat durch die Einführung von Certent CDM bereits viele Verbesserungen an seinem Zwischenabschlussprozess vorgenommen, unter anderem:

• Dank der Automatisierung des Zwischenberichts dauert es jetzt nur noch etwa eine Stunde, bis dieser fertiggestellt ist, im Vergleich zu den anderthalb Tagen, die der frühere manuelle Prozess benötigte.
• Jetzt bleibt „zusätzliche Zeit, um sich mit den Zahlen zu befassen und Schlussfolgerungen an das Management zu berichten” (Rydingstam).
• Da alle Daten an einem Ort gespeichert sind, gibt es nur eine „Single Version of Truth“, die für Konsistenz innerhalb des Berichts und zwischen der schwedischen und der englischen Version sorgt.
• „Späte Änderungen sind jetzt viel einfacher zu handhaben als früher“ (Eckerwall).