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Durch die Automatisierung der Prozesse des Disclosure Management mit CDM gelingt es dieser Industrieholding, die verborgene Bedeutung der Zahlen zu enthüllen

Investor AB gelang es durch die Automatisierung seiner Prozesse mit Certent CDM, den zeitlichen Aufwand für den Prozess seiner Zwischenberichterstattung (von eineinhalb Tagen) auf nur eine Stunde zu reduzieren.

04 2021 Is Customer Story Investor Ab Blog

Investor AB, 1916 von der Familie Wallenberg gegründet, ist ein Investmentunternehmen mit Sitz in Stockholm (Schweden), das in qualitativ hochwertige globale Unternehmen wie AstraZeneca, Atlas Copco und Electrolux investiert. Mit seinem Schwerpunkt auf langfristigen Investitionen nutzt Investor AB seine Branchenerfahrung, sein Netzwerk und seine Finanzkraft, damit seine Portfoliounternehmen im Wettbewerb die Konkurrenz übertreffen und ihr volles Potenzial entfalten können.

Die Herausforderung

Kontinuierliche Verbesserungen liegen den Finanzteams von Investor AB im Blut. Vor der Implementierung von Certent CDM verfügte das Unternehmen bereits über einen effektiven Prozess für die Vorbereitung und Veröffentlichung seines Zwischenberichts. Da dieser Prozess jedoch an einer kritischen Stelle des Abschlussprozesses bedeutende Ressourcen vereinnahmte, ergriff das Team angesichts des Umfangs an manuellen Arbeiten, die für die Erstellung der schwedischen und der englischen Version des Berichts sowie für die abgleichende Überprüfung der Zahlen in beiden Versionen erforderlich waren, die Gelegenheit, seinen Prozess effizienter zu gestalten.

Zuvor brauchte das fünfköpfige Team etwa eineinhalb Tage, um den Zwischenbericht zu erstellen. Daher beschränkte sich das Team darauf, sich wirklich intensiv mit den Zahlen zu beschäftigen und Schlüsse zu ziehen, um dem Investor-Management und dem Vorstand eine Grundlage für ihre Entscheidungen zu liefern.

Wenn unumgängliche Änderungen in letzter Minute gefordert wurden, war das Team gezwungen, umfassende Validierungen durchzuführen, um die Richtigkeit und Konsistenz der Daten und Darstellungen in seinen Berichten sicherzustellen. Das führte häufig dazu, dass das Team unter dem enormen zeitlichen Druck des nahen Fristablaufs Überstunden leisten musste. Anders Eckerwall, Head of Finance bei Investor AB, erinnert sich daran, dass es bei diesem manuellen Prozess „riskant war, operative Veränderungen in letzter Minute vorzunehmen.“ Alle Änderungen mussten an beiden Versionen des Berichts vorgenommen und anschließend zur Überprüfung ein Abgleich durchgeführt werden, was wertvolle Zeit kostete, die dann bei Analyse und Kommentar fehlte.

Daher die Anmerkung von Jenny Rydingstam, Direktorin, Group Consolidation bei Investor AB, dass es dem Team zwar gelang, den Zwischenabschlussprozess pünktlich zu beenden, aber Investor AB „immer nach Verbesserungen und Optimierungsmöglichkeiten Ausschau hält.“ Die Automatisierung war der logische nächste Schritt hin zur Verbesserung des Prozesses, und so wurde das Team auf Certent CDM von insightsoftware aufmerksam.

Auf Erfolgskurs mit Certent CDM

In Zusammenarbeit mit dem insightsoftware-Partner Addedo, einem schwedischen Beratungsunternehmen, das sich auf konsolidierte Rechnungslegung und aufsichtsrechtliche Berichterstattung spezialisiert hat, empfand Investor AB die Implementierung von Certent CDM als äußerst reibungslos und schnell.

Rydingstam erinnert sich daran, dass Addedo ihr gesamtes Team durch das System geführt hat, damit es sich mit seiner Funktionsweise vertraut machen konnte. Obwohl das Team von Addedo nur aus der Ferne geschult werden konnte, da die Implementierung während der Corona-Pandemie vorgenommen wurde, hatte sie das Gefühl, dass die Meetings sehr praktisch gestaltet waren. Rydingstam erläutert, dass der Umstieg so reibungslos erfolgte, weil ihr gesamtes Team während dieser Schulungen „so gut in die Erstellung der Vorlagen und der Struktur einbezogen wurde“ und hebt hervor, dass „Addedo großartige Unterstützung geboten und uns geholfen hat, ein erfolgreiches Projekt bereitzustellen.“

Ein weiterer Faktor, der zur schnellen Einführung beigetragen hat, war die Tatsache, dass Certent CDM Microsoft Office als Teil der Benutzeroberfläche verwendet und dem Team so eine vertraute Umgebung bot, die es sich leicht aneignen konnte. Somit dauerte die Implementierung von Certent CDM weniger als einen Monat, was bedeutete, dass das Team in der Lage war, es für die Erstellung seines Zwischenberichts zum Abschluss des dritten Quartals 2020 zu nutzen.

Eckerwall hat beobachtet, dass das Team seit der Implementierung von Certent CDM „über mehr Handlungsspielraum verfügt, um die Geschichte hinter den Zahlen herauszuarbeiten“, was optimal zu seiner Strategie der kontinuierlichen Verbesserung passt. Dank der Automatisierung wiederkehrender Berichte mit mehreren Autoren in Certent CDM und der Möglichkeit, das Tool von jedem beliebigen Ort aus zu verwenden, um Wörter und Zahlen für die Veröffentlichung zu kombinieren, ist das Team von Investor AB in der Lage, während des kritischen Abschlusszeitraums mehr Ressourcen für die Konzentration auf die Gewinnung wertvoller Erkenntnisse und Analysen aus seiner Berichterstellung freizusetzen.

Der Prozess selbst ist deutlich weniger manuell gestaltet, und Rydingstam freut sich, dass „alle Daten an einem Ort verfügbar sind“, da dies „die Verwaltung erheblich erleichtert, weil wir nur eine Datei in die Cloud hochladen müssen.“ Dadurch reduziert sich die Zeit, die das Team für die abgleichende Überprüfung der Zahlen benötigt, was ihm die Möglichkeit gibt, ggf. Änderungen in letzter Minute ohne Stress vorzunehmen, und so mehr Zeit für die Analyse der Daten bleibt.

Für die Zukunft erwägt das Team den Einsatz von Certent CDM für die Kombination des Ladens von Daten rechtlicher Kennzahlen aus dem Konsolidierungssystem des Konzerns in Verbindung mit operativen Kennzahlen aus der BI-Plattform. Im Laufe dieses Jahres wird es diese Möglichkeit bewerten. Das Team geht davon aus, dass es Certent CDM mit der Zeit auch für die monatliche Management-Berichterstellung sowie für Zwischen- und andere textintensive, wiederkehrende Berichte verwenden wird.

Seit der Implementierung konnte das Team eine kontinuierliche Verbesserung verzeichnen, und Eckerwall hebt hervor, dass Certent CDM dem Team dazu verholfen hat, seine „Funktion im Finanzbereich auf moderne Art und Weise“ zu erfüllen. Daher hat das Team Certent CDM während seiner Buchhaltungs- und CFO-Tage empfohlen.

Auf Erfolgskurs

Investor AB konnte infolge der Implementierung von Certent CDM bereits zahlreiche Verbesserungen seines Zwischenabschlussprozesses vornehmen:

  • Dank der Automatisierung des Zwischenberichts nimmt seine Erstellung, die mit dem früheren manuellen Prozess eineinhalb Tage dauerte, nur noch etwa eine Stunde ein.
  • Jetzt hat das Team „zusätzliche Zeit, um die Zahlen zu prüfen und dem Management Schlussfolgerungen vorzulegen.“ (Rydingstam)
  • Dadurch, dass die Daten alle an einem Ort verfügbar sind, entsteht eine einzige Version der Wahrheit, sodass die Einheitlichkeit innerhalb des Berichts und die Übereinstimmung der schwedischen mit der englischen Version gewährleistet ist.
  • „Jetzt sind nachträgliche Änderungen viel einfacher umzusetzen als zuvor.“ (Eckerwall)

„Die Implementierung von Certent hat uns während des kritischen Abschlussprozesses Zeit eingespart; durch die Verringerung unseres manuellen Arbeitsaufwands hatten wir nun mehr Zeit für die Suche nach Antworten auf unsere Fragen.“

Anders Eckerwall
Head of Finance (Leiter Finanzen)

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