Wie easyJet trotz knapper Fristen seine Jahresabschlussberichte pünktlich liefert

Die Lage

Als eine der führenden Niedrigpreis-Fluggesellschaften legt easyJet sein operatives Hauptaugenmerk auf günstige Preise und Effizienz bei Direktflügen. Zugleich ist die freundliche Bedienung der Kunden durch die Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Dabei muss easyJet, als an der London Stock Exchange (LSE: EZJ) notierte Aktiengesellschaft, und dadurch, dass die Fluggesellschaft im FTSE 100 Index geführt wird, sicherstellen, dass seine Aktionäre das Vertrauen in seine Führungskraft behalten und dass das Unternehmen seinen guten Ruf bezüglich Transparenz und finanzieller Integrität wahrt.

Zu diesem Zweck muss easyJet eine breite Palette von externen Abschlüssen und Berichten erstellen. Die Notwendigkeit, dem Vorstand, den Investoren, den Wirtschaftsprüfern, den Analysten und anderen Stakeholdern dieses vielfältige Portfolio an Berichten vorzulegen, setzt das Team für die Konzernberichterstattung unter erheblichen Zeitdruck, insbesondere zu Zeiten wie dem Jahresende und dem Halbjahresende.

Gail Butler, Head of Group Reporting bei easyJet, erklärt: „Unter anderem müssen wir die dem Finanzbericht und der Finanzübersicht vorbehaltenen Abschnitte des Jahresberichts, einen Bericht für den Prüfungsausschuss sowie Folien für Analysten vorlegen – sowohl für den gesamten Konzern als auch für vier Tochtergesellschaften. Um die Korrektheit dieser Berichte sicherzustellen, müssen wir sorgfältig darauf achten, dass die neuesten Finanzkennzahlen aus unseren Back-End-Systemen korrekt dargestellt und bei Änderungen aktualisiert werden.“

Die Transformation

Als easyJet sich zu dem Wechsel zu CDM in der Cloud entschloss, war dem Projektteam klar, dass es mit einem engen Zeitfenster konfrontiert war.

Emma Butcher, IT Project Manager bei easyJet, erinnert sich: „Wir hatten nur wenige Monate Zeit, um die neue Lösung vor unserem Jahresabschluss im September zu implementieren. Es war wichtig, nicht nur die Software einzurichten, sondern auch dafür zu sorgen, dass unser internes Team die erforderlichen Kompetenzen erwirbt: Eines der Defizite der vorherigen Lösung bestand darin, dass wir nur einen Experten in unserem Reporting-Team hatten, der verstand, wie sie funktionierte. Die damit verbundenen Risiken wollten wir auf keinen Fall noch einmal eingehen.“

Die Ergebnisse

easyJet schloss die Migration zu der neuen Lösung erfolgreich vor Ablauf der Frist im September ab, und sein Reporting-Team konnte die Veröffentlichungen des Unternehmens zum Jahresende pünktlich fertigstellen.

„Unser zeitlicher Rahmen für die Berichterstellung zum Jahresende war immer sehr eng bemessen“, erläutert Gail Butler. „Während dieser zeitliche Rahmen eng bleibt, können wir den gesamten Berichterstellungsprozess zum Jahresende durch den Einsatz von CDM viel reibungsloser gestalten.“

Nach Ansicht des Teams von easyJet stellt die Tatsache, dass die Lösung ihm ermöglicht, sich durch das vorzeitige Einrichten der Berichtsvorlagen frühzeitig auf einen anstrengenden Berichterstellungszeitraum vorzubereiten, einen ihrer wichtigsten Vorteile dar. Sobald die konsolidierten Finanzkennzahlen zum Jahresende oder zur Jahreshälfte verfügbar sind, füllt die Integration zwischen CDM und den Back-End-Systemen des Unternehmens diese Berichtsvorlagen automatisch aus. Dies verschafft dem Reporting-Team mehr Zeit, um sich auf andere Aspekte des Prozesses zu konzentrieren, statt sich stundenlang mit dem Einfügen, Prüfen und Korrigieren der Zahlen beschäftigen zu müssen.

Gail Butler sagt dazu: „Bevor ich bei easyJet angefangen habe, war ich als Wirtschaftsprüfer tätig und habe erlebt, wie Unternehmen versuchten, ihre Jahresberichte manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen anzufertigen. Das war ein äußerst zeitintensiver und fehleranfälliger Prozess. Angesichts des Zeitdrucks, unter dem wir heute arbeiten, wäre es schwierig, diese manuellen Prozesse rechtzeitig abzuschließen.“

Die neue Lösung erweitert auch die für die Ausgabe von Berichten verfügbaren Optionen. So ist easyJet in der Lage, zusätzliche Aspekte seiner Berichterstellungsprozesse zu automatisieren. Beispielsweise ermöglicht die Integration mit Microsoft PowerPoint das Erstellen von Foliensätzen, die easyJet Branchenanalysten zur Verfügung stellt – eine Aufgabe, die zuvor manuell erledigt werden musste.

Gail Butler kommt zu folgendem Schluss: „Die Investitionsrentabilität stellte nicht die Motivation für dieses Projekt dar, aber jetzt, da wir die Lösung eingerichtet haben, erkennen wir durchaus Möglichkeiten, sie in anderen Bereichen des Unternehmens einzusetzen. Unsere monatlichen Managementberichte erfolgen beispielsweise momentan größtenteils manuell, und möglicherweise könnten wir diesen Prozess erheblich optimieren, indem wir ihn über CDM durchführen. Je mehr Zeit wir unseren Analysten zur Verfügung stellen können, um echte Analysen durchzuführen, anstatt nur Zahlen zu berechnen, desto mehr Wert können wir für das Unternehmen schaffen.“