BAUER Gruppe mit Online-Datenaustausch beim Konzernabschluss

BAUER Gruppe führender Anbieter von Dienstleistungen, Maschinen und Produkten für Boden und Grundwasser.

Viele Unternehmen versenden für das Beteiligungscontrolling und die Konzernkonsolidierung unzählige Excel-Dateien zwischen Konzernmutter und Tochtergesellschaften. Die Nachteile wie hoher manueller Aufwand, Eingabefehler oder mangelnde Transparenz sind bekannt. Wie man es besser macht, zeigt die weltweit aktive BAUER Gruppe, die ihre Berichterstattung mit moderner IDL Software digitalisiert hat.

Online-Erfassung aller Daten

  • IDL Konsis langjährig im Einsatz
  • Excel-Reporting der Tochtergesellschaften abgelöst
  • Automatisierte Datenmeldung per SAP-Standardschnittstelle
  • Meldung weiterer Daten im zentralen Web-Portal
  • Automatische Datenintegration und -aggregation auf Basis einer zentralen Datenbank
  • Einfache zentrale Anpassung von Berichtsmappen und Kennzahlen
  • Konzernweite Auswertung von Zahlen und Kommentaren
  • Revisionssichere Prozessdokumention

Effizientes und standardisiertes IFRS-Berichtswesen

Die BAUER Gruppe ist Weltmarktführer für Spezialtiefbau-Technologien. Mit ihren über 110 Tochterfirmen in rund 70 Ländern verfügt die börsennotierte BAUER AG über ein weltweites Netzwerk auf allen Kontinenten. Im Rechnungswesen sind die Gesellschaften in vier Teilkonzernen zusammengefasst, die sich wiederum in den drei Segmenten Bau, Maschinen und Resources formieren.

Für die Berichterstattung und Datenmeldung waren Excel-Packages lange Zeit das einzige einheitliche Tool, mit dem ein konzernweites Reporting für alle Gesellschaften gewährleistet werden konnte. Kompatibilitätsprobleme durch verschiedene Excel-Versionen in der internationalen Firmengruppe erwiesen sich jedoch immer wieder als Hemmschuh im Abstimmungsprozess. Der eigentliche Handlungsbedarf entstand jedoch mit den allseits bekannten Problemen durch die zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und die fehlende Datenintegration unzähliger Excel-Sheets.

Der für den Konsolidierungsprozess und die IFRS-Konzernrechnungslegung zuständige Bereich Group Accounting & Controlling startete die Datensammlung üblicherweise mit der Erstellung des Master Packages zum Jahresende. Dieses wurde auf den aktuellen rechtlichen und internen Stand gebracht und für alle Gesellschaften vervielfältigt. Dort wurden die Packages zum größten Teil manuell befüllt, nach der Rücksendung in der Konzernzentrale geprüft und in die Konsolidierungslösung IDL Konsis eingelesen.

Ein aufwändiger Prozess, zumal die Zentrale auch monatlich alle Excel-Packages weitgehend manuell bearbeitet, die Perioden aktualisiert und die Währungskurse angepasst hat, um sie den einzelnen Gesellschaften für das Monatsreporting zur Verfügung zu stellen. Eine Mitarbeiterin im Konzernrechnungswesen war alleine damit zwei Tage im Monat beschäftigt. Auch in den größeren Gesellschaften entstand hoher Aufwand, um alle Kontensalden manuell einzugeben. Neben den klassischen Finanzkennzahlen zu Bilanz, GuV und dem Anlagenspiegel fragt die Konzenzentrale dabei zahlreiche statistische Werte für die Anhangangaben des Konzernabschlusses ab.

Sprung in die Digitalisierung

Der Umstieg auf die Online-Erfassung versprach also erhebliche Aufwandseinsparungen sowohl in der Zentrale als auch in den Gesellschaften. Da die BAUER AG sowohl bei ihren Produkten und Dienstleistungen als auch für die internen Prozesse eine konsequente Digitalisierungsstrategie verfolgt, war der Sprung in die digitale Berichterstattung für den Konzern naheliegend. Mit der Einführung des IDL Portals hat die Ablösung von Excel für die Datenmeldung begonnen. Viele Gesellschaften übermitteln unterschiedlichste Daten heute ohne Systembrüche direkt an das zentrale Konsolidierungssystem. Lokale technische und gesetzliche Besonderheiten bei den Gesellschaften erfordern eine Einzelbetrachtung vor der Anbindung an die Online-Erfassung. Daher sind noch einige Excel-Formulare in Benutzung. Die BAUER AG plant aber, in den nächsten Monaten die Transformation zum Online-Reporting vollständig abgeschlossen zu haben. Aktuell prüft die BAUER AG auch den Einsatz eines automatisierten CSV-Imports über IDL Konsis für Gesellschaften, die momentan noch ohne Schnittstelle auskommen müssen.

Beim Umstellungsprojekt wurde der zuständige Fachbereich von IDL unterstützt. Wichtige Meilensteine waren die Anbindung der SAP-Systeme per IDL-Standardschnittstelle und der Aufbau der multidimensionalen Datenbank sowie das Berichtsdesign mit der IDL Software. Zudem kann die Überleitung der Einzelabschlüsse zur IFRS-Konzernrechnungslegung, die zuvor im Erfassungsformular getätigt wurde, nun vorgelagert in den ERP-Systemen oder nachgelagert in der IDL Software erfolgen.

Transparenter Workflow

Bei den angebundenen Gesellschaften werden heute die Informationen aus den Gesellschaften nach Buchungsschluss automatisch per Schnittstelle aus den ERP-Systemen der Tochtergesellschaften (größtenteils SAP) abgerufen. Anschließend erfolgt der Versand des Online-Erfassungsformulars via Hyperlink an die Tochtergesellschaften. In diesem Report ist ersichtlich, welche Informationen bereits übermittelt wurden und welche Daten, z.B. aus statistischen Konten, noch zu befüllen sind.

Die Datenerfassung wird über die Workflow-Funktion der IDL Software gesteuert. Nach der Anmeldung mit Nutzerkennung sieht die Gesellschaft jeweils ihren aktiven Workflow-Task, der direkt zu ihrer individuellen Reportingmappe mit den eigenen Kennzahlen führt. Nach der Vervollständigung der Reports beendet der Erfasser den Workflow-Schritt und sendet den Task an das zuständige Beteiligungscontrolling. Dort werden die Daten überprüft, an das Group Accounting übergeben und schließlich in das Konsolidierungssystem IDL Konsis exportiert. Der Bearbeitungsstatus aller Gesellschaften ist dabei jederzeit im Workflow-Monitor ersichtlich, so dass die Konzernzentrale Transparenz über alle Fortschritte im Gesamtprozess bekommt.

Zentrale Datenbank für alle Reports

Der wesentliche Vorteil ist, dass sämtliche Reports auf Basis einer zentralen Datenbank erstellt und bearbeitet werden. Alle Gesellschaften greifen damit entsprechend ihrer Nutzerrechte auf einen einzigen Datentopf und die zentral hinterlegten Berichte und Kennzahlen zu.

Das Handling unzähliger Excel-Sheets hat sich so für das Group Controlling und Accounting erledigt; die Datenintegration und -aggregation erfolgt automatisch. Neue Berichte und Kennzahlen erstellt, aktualisiert und verteilt der zentrale Fachbereich auf Knopfdruck mit dem modernen Berichtswerkzeug von IDL. Auf Basis der zentralen Datenbank können die Fachleute im Accounting damit auch die Berichtsmappen für jede Gesellschaft mit zwei Mausklicks auf die nächste Periode oder aktuelle Währungskurse umstellen, so dass der regelmäßige Zeitaufwand für die manuelle Anpassung des Monatsreportings entfällt.

Konzernweite Auswertung von Zahlen und Kommentaren

Wichtig für die BAUER AG ist außerdem, dass nun auch nicht-numerische Informationen wie Kommentare zentral gespeichert sind und konzernweit ausgewertet werden können. Das bewährt sich vor allem bei Detailinformationen aus den statistischen Konten und Spiegelinformationen. So verbergen sich beispielsweise hinter den nach IFRS ausgewiesenen Vermögenswerten u.a. einzelne Projekte, die in der Excel-Welt nur als separate Aufstellung in den einzelnen Excel-Sheets pro Gesellschaft zu finden waren. Dank der modernen Systemarchitektur kann die Zentrale heute die Detailinformationen direkt im Reporting-Tool anzeigen und so auch konzernweite Auswertungen nach Projektnamen vornehmen.

Vollständige Prozessdokumentation

Die Systemlösung dokumentiert automatisch sämtliche Workflow-Schritte und Änderungen in den Daten. Damit ist der Reporting-Prozess durchgängig transparent und nachvollziehbar; und die Anforderungen an Sicherheit und Compliance sind jederzeit erfüllt.

Software und Systeme

  • IDL Konsis
  • IDL Designer

Der Anwender BAUER AG

  • Weltmarktführer für Spezialtiefbau-Technologien
  • Mit über 110 Tochterfirmen in rund 70 Ländern präsent
  • Hauptsitz in Schrobenhausen.
  • Ca. 11.700 Mitarbeiter, Konzernumsatz von 1,6 Milliarden Euro (2019)

Der Umstieg von Excel-Packages auf die Online-Datenerfassung mit IDL Designer hat sich gelohnt. Allein beim Monatsreporting sparen wir künftig zwei Tage Aufwand für die Vorbereitung der Berichtsformulare ein.

Daniel Reil
Referent für Konzernrechnungslegung

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