Fast Close, unerlässlich in unstabilen Zeiten

In der heutigen unstabilen Konjunkturlage erwarten Unternehmen eine schnelle Reaktionszeit Ihrer Buchhaltungs- und Finanztools, um sofortige Entscheidungen auf der Grundlage von Finanzdaten zu treffen, die beinahe in „Echtzeit“ erhoben werden. „Fast-Close“-Projekte gewinnen in den Finanzabteilungen wieder stark an Bedeutung.

Dabei ist hervorzuheben: Fast-Close bietet die Möglichkeit, die Qualität der veröffentlichten Finanzdaten zu verbessern und die Produktivität in den unterstützenden Funktionsbereichen zu steigern.

Für Konzerne, die konsolidierte Abschlüsse veröffentlichen, ist das ein äußerst anspruchsvolles Unterfangen, da es die zentralen Abteilungen und alle Tochtergesellschaften betrifft, also potenziell eine große Anzahl von Unternehmen im In- und Ausland. Es betrifft auch:

• die Abschlussprozesse der Rechnungslegung,
• Informationssysteme im Rechnungswesen, sowohl auf Einzelgesellschafts-Ebene (ERP etc.) als auch auf konsolidierter Ebene mit den Systemen für die legale Konsolidierung und Berichterstattung,
• alle an den Prozessen beteiligten Akteure.

In diesem Artikel beschreiben wie die Grundlagen von Fast-Close-Projekten.
Dabei unterscheiden wir zwischen einem „Quick-win“-Ansatz, bei dem die Gewinne schnell und ohne größere Investitionen erzielt werden, und einem „Target“-Ansatz, der freiwilliger ist, mehr bewirken kann und mehr Veränderungen mit sich bringt.

Upstream-Diagnose

Bei allen Projekten ist eine vorgelagerte Abklärung erforderlich, die Folgendes umfasst:

• ein Mapping der Informationssysteme,
• eine ausführliche Beschreibung der Abschlussverfahren,
• eine Analyse der Aufgabenverteilung zwischen den verschiedenen Beteiligten auf den verschiedenen Ebenen (Muttergesellschaft und Tochterunternehmen);
• einen Zeitplan für die Aufgabenabfolge.

Auf dieser Grundlage lassen sich oft bereits durch eine erste Analyse und einen Vergleich der Abschlusspraktiken zwischen den einzelnen Tochtergesellschaften die größten Engpässe und Hindernisse ermitteln und Bereiche identifizieren, in denen offensichtliche, zeiteinsparende – oder umgekehrt – auch kompliziertere Vorgehensweisen praktiziert werden.

Der „QUICK-WIN“-Ansatz

Wo und wie lassen sich relativ einfache und schnelle Zeiteinsparungen im Abschlussprozess finden? Die Quick-Win-Möglichkeiten liegen häufig:

• auf prozessualer Ebene, z. B. durch Vorwegnahme sensibler Abschlussthemen, einer konzerninternen Abstimmung im Vorfeld der Abschlusserstellung, einer Begrenzung einmaliger kurzfristiger Vorgänge in der Abschlussphase, einer Erhöhung der Schwellenwerte.
• auf Systemebene mit einer maximalen Nutzung der in den Konsolidierungswerkzeugen enthaltenen Automatismen, mit workflowgesteuerten Abläufen und einer Sicherung der zentralen Arbeitsschritte.
• auf Teamorganisationsebene mit einer klareren Rollenverteilung und Verantwortlichkeiten, präzisen Zeitplänen, verbesserter Dokumentation und gezielten Schulungen zur Verbesserung der Kompetenz.

Der „TARGET“-Ansatz

Bei diesem Ansatz ermöglicht die zuvor beschriebene Upstream-Diagnose die Erstellung eines echten zentralen und unternehmensspezifischen Einsparplans mit exakten und oft ehrgeizigen Zielen zur Zeiteinsparung (target). Diese Diagnose ermöglicht auch das Erkennen und die Beseitigung von Einschnitten und Unterbrechungen, die Projekte und Prozesse aufhalten und verlangsamen.

Durch eine Revision der Abschlussprozesse können erhebliche Zeitersparnisse erzielt werden, z. B.:

• durch Vorverlegen bestimmter wiederkehrender Transaktionen,
• Überarbeitung der Rechnungsstellung und der Einkaufsrichtlinien, einschließlich der Beschränkung gruppeninterner Rechnungsstellung in den Tagen oder Wochen unmittelbar vor dem Abschluss,
• eine umfassende konzerninterne Abstimmung im Monat vor dem Abschluss,
• durch die Einrichtung von Buchungsstopps für bestimmte Rückstellungen, Wertminderungen, Abschreibungen usw.

Mit Blick auf Konsolidierungstools ermöglichen alle vor- und nachgelagerten Schnittstellen ein flüssigeres Zusammenstellen der Berichte – insbesondere der Spiegelinformationen für die Bilanzkonten – und eine automatisierte Ausgabe der konsolidierten Daten.

Die Ausweitung automatisierter Verarbeitungsvorgänge spart Zeit und bringt Qualitätsvorteile für die wichtigsten Bereiche der Konsolidierung: Steuernachweis, Kapitalflussrechnung, Eigenkapital-Veränderungsrechnung usw. Den Audit-Trail zu vereinfachen, gilt in diesem Zusammenhang als Schlüsselelement. Dies wird durch eine präzisere Beschreibung der Buchungsanweisungen und durch geeignete Auswertungen erreicht, die die Überleitung von der Einzelgesellschaft zur konsolidierten Gesellschaft erläutern.

Das Projekt wird in der Regel mit einer engen Projektmanagement-Steuerung, mit zahlreichen Schulungsmaßnahmen und nicht zu unterschätzendem Change-Management durchgeführt.

Wie hoch sind die Zeitersparnisse?

Wie viel Zeit gewinnt man am Ende eines Fast-Close-Projekts? Diese Frage ist schwer zu beantworten, weil jeder Kontext unterschiedlich ist. Die Zahl der zu konsolidierenden Tochterunternehmen ist ein wichtiger Parameter.

Ein Projekt kann progressiv sein und sich über mehrere Abschlusszyklen erstrecken. Es ist möglich, bereits in der ersten Phase erhebliche Einsparungen zu erzielen, vor allem beim Quick-Win-Ansatz. Es ist jedoch komplizierter, weitere Fortschritte und ehrgeizigere Effizienzsteigerungen zu erzielen, wenn alle Prozesse und Systeme betroffen sind.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt jedoch immer darin, die Ziele mit den Stakeholdern zu teilen und dabei die zu erzielenden Qualitätsgewinne in den Vordergrund zu stellen.

Dieser Artikel wurde ursprünglich von François Lenoir in französischer Sprache verfasst. Der Autor ist Gründer und Gesellschafter von Conso & Co, einem Unternehmen, das auf Finanzberichterstattung und darüberhinausgehendes Reporting spezialisiert ist und Herausgeber des Leitfadens Consocopedia®.