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So überzeugen Sie Entscheidungsträger, zu modernen Planungslösungen zu wechseln

insightsoftware -
28 April 2021

insightsoftware ist ein globaler Anbieter von Reporting-, Analyse- und Performance-Management-Lösungen, mit denen Unternehmen Daten intelligent nutzen und die Prozesse von Finance und Data Teams revolutionieren können.

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Die meisten expandierenden Unternehmen stützen sich bei der Verwaltung ihrer Finanzplanung und Budgetierungsprozesse auf Sammlungen von Tabellenkalkulationen. Die Finanzteams erstellen Prognosen für jede Region oder Produktlinie und führen diese dann für die Führungskräfte zusammen. Die Abteilungsleiter legen ihre Wunschlisten für das kommende Jahr an, die auch Anträge für neue Maßnahmen enthalten. Die Abteilungen tauschen zahlreiche Informationen untereinander aus, um Feedback von Stakeholdern im gesamten Unternehmen anzufordern. Die Finanzteams revidieren, verfeinern, konsolidieren, verhandeln und senden die Daten aus Tabellen schließlich in einen kohäsiven Finanzplan für das kommende Jahr.

Klingt das alles nicht unglaublick kompliziert? Zunächst einmal fühlt es sich wie kontrolliertes Chaos an. Mehrere Versionen von Tabellen zu verwalten, ist umständlich, insbesondere wenn regelmäßige Änderungen vorgenommen werden. Dabei kommt es oft vor, dass die Bearbeitungen einer Person durch die Änderungen einer anderen Person überschrieben werden, sodass der Plan nicht mehr der Realität entspricht.

Herauszufinden, wer welche Version des Plans gesehen hat und welche Teile des Plans von der Geschäftsleitung genehmigt wurden, kann sich als schwieriges Unterfangen herausstellen. Wenn Teammitglieder an einer Besprechung teilnehmen und zuvor verschiedene Versionen des vorgeschlagenen Budgets gesichtet haben, kann es schwer sein, ein produktives Gespräch über die Zahlen zu führen. Kommentare, Fragen, Diskussionen und Genehmigungen erfolgen oft in Form von E-Mail-Schleifen oder Gesprächen, die im Nachhinein schwer, wenn nicht gar unmöglich, nachzuverfolgen sind.

Wenn Ihr Unternehmen relativ klein ist, mag all dies noch recht gut zu bewältigen sein. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, kann ein rein tabellenbasierter Ansatz schnell bis an die Grenzen seiner Belastbarkeit und darüber hinaus ausgereizt werden. Allein das Hinzufügen von ein paar neuen Personen zum Prozess kann dazu führen, dass die Anzahl der potenziellen Kommunikationskanäle steigt, sodass ein ohnehin schon umständlicher Prozess noch komplexer und schwieriger zu handhaben ist.

Seit Anfang des Jahres 2020 sind viele Unternehmen dazu übergegangen, ihre Mitarbeiter vorwiegend im Homeoffice zu beschäftigen, sodass die Kommunikation eine noch größere Herausforderung darstellt. Gleichzeitig sind Geschäftsführer sich nun bewusster, dass ein Bedarf an größerer Flexibilität und Reaktionsfähigkeit besteht. Wenn sich die externen Bedingungen ändern oder neue Geschäftsmöglichkeiten ins Blickfeld geraten, ist es für Unternehmen wichtig, ihre Geschäftspläne und Prognosen neu bewerten und anpassen zu können, sodass sie der neuen Realität entsprechen.

Wie bei vielen Dingen verschafft Technologie Finanzteams, die den Planungs- und Budgetprozess vorantreiben, etwas Entlastung. Eine optimale Finanzplanungs-Software bietet klare Verbesserungsmöglichkeiten. Durch automatisierte Workflows und Tools für die Zusammenarbeit ist es dezentralen Teams möglich, weitaus effektiver miteinander zusammenzuarbeiten. Effektiver als es ihnen mit um Tabellen und E-Mail-Unterhaltungen herum aufgebauten manuellen Prozessen möglich wäre.

In den meisten Unternehmen sind Budgets allerdings knapp kalkuliert. Wie können Sie Geschäftsführer davon überzeugen, in die richtige Finanzplanungs-Softwares zu investieren? Wie können Sie sich für Veränderung einsetzen? Identifizieren Sie zunächst die individuellen Schwachstellen Ihres Unternehmens, suchen Sie dann nach Finanzplanungslösungen, die diese Schwachstellen beheben können, und legen Sie dann einen Business Case an, der für Ihre Geschäftsführung Sinn ergibt.

Was sind die Schwachstellen in Ihrem Unternehmen?

In den meisten expandierenden Unternehmen liefern die Herausforderungen, die sich aus der multiplen Kommunikation, der Tabellenversionskontrolle und der Zusammenarbeit per E-Mail ergeben, mehr als genug Gründe für Veränderung. Ziehen Sie in Betracht, einige der am Planungs- und Budgetierungsprozess beteiligten Personen um Feedback zu bitten, um den Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens dabei zu helfen, das Problem besser zu verstehen:

  • Führt die Abhängigkeit des Unternehmens von E-Mails beim Austausch von Planungs- und Budgettabellen zu Verwirrung und Ungenauigkeiten?
  • Sind Planungszyklen unnötig lang, weil das Unternehmen sich auf manuelle Prozesse stützt?
  • Fällt es Finanzleitern schwer, Genehmigungen per E-Mail nachzuverfolgen oder das neueste Feedback in langen E-Mail-Schleifen mit mehreren Stakeholdern ausfindig zu machen?
  • Führen widersprüchliche Versionen derselben Tabelle dazu, dass verschiedene Personen oder Abteilungen Budgetgespräche auf Grundlage von abweichenden Zahlen führen?
  • Mangelt es dem Unternehmen an einer einzelnen, kohäsiven Herangehensweise an die Finanzplanung und Budgetierung?
  • Wie viel Zeit und Energie verschwendet das Unternehmen, um sich mit all diesen Inkonsistenzen auseinanderzusetzen?

Der oberen Geschäftsebene sind einige der Probleme in Verbindung mit der manuellen, tabellenorientierten Herangehensweise an die Finanzplanung und Budgetierung möglicherweise nicht bewusst. Indem Sie Stakeholdern diese Fragen stellen, erhalten Sie ein klareres Bild davon, wie der Planungsprozess für das Management aussieht.

Die Ineffizienzen der aktuellen Prozesse lediglich hervorzuheben, reicht aber möglicherweise nicht aus. Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen sollten auch verstehen, dass manuelle, tabellenbasierte Prozesse an sich eine Einschränkung bedeuten. Im Geschäftsumfeld nach der COVID-19-Krise benötigt die Geschäftsführung eine bessere Echtzeit-Übersicht über die Vorgänge im Unternehmen. Damit schaffen Sie eine engere Verbindung zu externen Bedingungen und erhalten die Fähigkeit, sich schnell anzupassen. Moderne Unternehmen brauchen flexible Planungsprozesse, die korrekte Prognosen fördern und eine schnelle Szenariomodellierung unterstützen. An diesem Punkt hat die fortlaufende Finanzplanung das Potenzial, deutliche Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

Die nächste Stufe: Fortlaufende Finanzplanung

Als die COVID-19-Pandemie Anfang 2020 ihren Anfang nahm, waren Geschäftsführer auf der ganzen Welt gezwungen, so gut wie alles aus einem neuen Blickwinkel zu betrachten. Bei einigen Produkten erreichte die Nachfrage neue Höchststände, bei anderen wiederum stürzte sie quasi über Nacht dramatisch ab. Es gab Unterbrechungen von Lieferketten. Normale Cashflow-Zyklen wurden unterbrochen, als Bedenken bezüglich der Zahlungsfähigkeit der Kunden aufkamen. Große Ausgaben wurden aufgeschoben, da viele Geschäftsführer sich entschlossen, zunächst abzuwarten und das weitere Geschehen zu beobachten.

Im Spätfrühling 2020 lag der Schwerpunkt auf Agilität, d. h. der Fähigkeit von Geschäftsführern, das Umfeld zu scannen, ihre Optionen zu bewerten und schnell, taktische und strategische, Entscheidungen zu treffen. Im Kontext dieser neuen Realität reichen jährliche Budgetierung und Planungszyklen nicht mehr aus. Viele Unternehmen haben den Übergang hin zu fortlaufender Planung und rollierenden Prognosen vollzogen. Dadurch erhalten sie einen besseren Echtzeit-Überblick über das Unternehmen und richten sich an dem neuen Schwerpunkt aus, den viele Führungskräfte auf Agilität legen.

In vielen Unternehmen ist die Planung des Jahresbudgets seit jeher als arbeitsintensiv verschrien. Es steht von vornherein fest, dass Mitglieder des Finanzteams (und andere Personen aus dem gesamten Unternehmen) zu bestimmten Jahreszeiten Überstunden und Wochenendarbeit leisten müssen, um die notwendigen Arbeiten rechtzeitig abzuschließen. Dies wird oft als notwendiges Übel betrachtet – es gehört einfach zum jährlichen Kreislauf dazu, der dafür sorgt, dass das Unternehmen reibungsfrei und profitabel läuft.

In der Welt nach COVID-19 möchten viele Unternehmen jedoch aus diesem Kreislauf ausbrechen. Sie haben erkannt, dass Unternehmen sich mit der richtigen Lösung für fortlaufende Finanzplanung über das traditionelle Paradigma hinwegsetzen und einen höheren Grad an Agilität und Reaktionsfähigkeit erreichen können.

Finanzplanungs-Software in „Fast-Echtzeit“ wird um automatisierte Workflows und Zusammenarbeit herum erstellt und ist mit ERP-Software (Enterprise Resource Planning) integriert, die Geschäftsführern ein genaues, aktuelles Verständnis davon verschafft, wie die Performance des Unternehmens im Verhältnis zum Plan ist. Ebenso wichtig ist, dass sie Führungskräften die schnelle Überwachung und einfache Anpassung an sich verändernde externe Geschäftsbedingungen ermöglicht.

Schauen Sie sich einige der unerwarteten Änderungen an, die im Laufe der Jahre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hatten, während Sie sich für Investitionen Ihres Unternehmens in Software für fortlaufende Finanzplanung einsetzen. Mit anderen Worten: Welche Arten von Ereignissen haben die Geschäftsführung dazu veranlasst, um Änderungen des Jahresbudgets zu bitten? Dazu können auch Änderungen im Geschäftsumfeld, wie eine Fusion oder Akquisition, das Erscheinen eines neuen Wettbewerbers oder der Bankrott eines bestehenden Wettbewerbers des Unternehmens gehören. Oder auch starke Schwankungen der Nachfrage und Störungen in der Lieferkette. Auch die Störeffekte, die durch das Aufkommen neuer Technologien entstehen, können Geschäftsführer dazu veranlassen, ihre Finanzpläne für das Jahr noch einmal durchzugehen. Der Beginn der COVID-19-Krise lieferte quasi jedem Geschäftsführer mehr als genug Gründe, den Wechsel hin zu flexibleren Finanzplanungs- und Budgetierungsprozessen zu vollziehen.

Planung auf das gesamte Unternehmen erweitern

Viele Unternehmen stellen nicht nur eine Verringerung des Zeitrahmens für die Finanzplanung und Budgetierung fest, sondern merken auch, dass es sinnvoll ist, den Prozess über das Büro des Finanzvorstandes (CFO) hinaus zu erweitern. Dies hat eine Reihe von Vorteilen. Einer besteht darin, dass die Personen mit dem besten und detailliertesten Verständnis des Unternehmens um Feedback gebeten werden. Das Einbeziehen von mehreren Teilnehmern in den Prozess sorgt für größere Genauigkeit und einen strategischen Vorsprung. Es ermöglicht Input von der Personalabteilung, dem Vertrieb und von Projektleitern.

In vielerlei Hinsicht führt uns dies zurück zu den bereits angesprochenen Anliegen und Bedenken: um E-Mails und Tabellen herum aufgebaute, manuelle Systeme werden zu umständlich, wenn die Anzahl der am Budgetierungs- und Planungsprozess beteiligten Personen steigt. Das führt zu Fehlern, Verwirrung und Verzögerungen. Für den Aufbau eines wirklich inklusiven Prozesses, der Feedback aus dem gesamten Unternehmen ermöglicht, sind effektive Zusammenarbeit, Kommunikation und Versionskontrolle unerlässlich.

Wenn Ihr Unternehmen danach strebt, seine Herangehensweise an die Finanzplanung und Budgetierung zu modernisieren, kann insightsoftware weiterhelfen. Als ein weltweiter Marktführer in den Bereichen Budgetierungs-, Planungs- und Finanzberichterstattungslösungen verfügt insightsoftware über umfassende Erfahrung im Lösen von komplexen Herausforderungen für Unternehmen auf der ganzen Welt. Tausende Unternehmen haben sich bereits an insightsoftware gewendet, um Unterstützung bei Planung, Budgetierung und Analysen zu erhalten.

Bizview ist die robuste, webbasierte Planungslösung von insightsoftware. Unternehmen, die Bizview verwenden, können ihre Planungsfrequenz steigern, die Zusammenarbeit vereinfachen und Prozesse vereinfachen, um fundierte Entscheidungen auf Grundlage genauerer Daten zu treffen. Die einfache Konfiguration von Planungsformularen, Berichten und Dashboards sowie die automatisierten Workflow-Tools machen das Planen über die Finanzen hinaus zu einem Kinderspiel. Bizview verfügt über eine gewohnte Tabellenansicht, mit der Sie überall und jederzeit auf Daten zugreifen können, unabhängig von Ihrem Gerät. Die Verwaltung diverser Tabellenblätter und Versionen gehört somit der Vergangenheit an. Out-of-the-box-Inhalte und Konnektoren für alle führenden ERP-Systeme ermöglichen eine schnelle Implementierung und sorgen für eine schnelle Wertschöpfung.

Wenn Ihr Unternehmen seine Budgetierungs-, Planungs- und Prognoseprozesse auf eine breitere Gruppe interner Stakeholder erweitern möchte oder Sie mit dem Chaos, das sich unweigerlich aus manuellen Budgetierungs- und Prognoseprozessen ergibt, zu kämpfen haben, kann insightsoftware weiterhelfen. Laden Sie unseren kostenlosen Leitfaden herunter, um mehr zu erfahren: „Vom manuellen zum modernen Planungsprozess“.

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Vom manuellen zum modernen Planungsprozess

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