7 Schlüssel zu effektiver Planung, Budgetierung und Prognose
Das vierte Quartal ist die Zeit, in der die meisten Unternehmen ernsthaft in die Zukunft blicken, detaillierte Informationen über die Leistung des laufenden Jahres sammeln, eine Wunschliste für den weiteren Weg zusammenstellen und den Planungs- und Budgetierungsprozess erneut in Gang setzen.
Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozesse sind in den meisten Unternehmen recht gut etabliert. Aber nur weil man es schon immer irgendwie gemacht hat, heißt das nicht, dass man es nicht verbessern könnte. Angesichts der heutigen relativen Knappheit an Fachkräften im Finanzwesen und der Möglichkeit, die Prozesse mithilfe von Technologie zu organisieren und zu rationalisieren, ist es sinnvoller denn je, auf die Art und Weise, wie Sie Planung, Budgetierung und Prognose durchführen, zu überdenken.
Sieben Schlüssel, um diese Prozesse effektiv zu managen:
(1) Beginnen Sie mit strategischen Zielen
Die effektivsten Haushaltspläne beruhen auf einer Reihe klarer strategischer Prioritäten. Sie leiten sich aus dem Leitbild des Unternehmens ab, skizzieren mittel- und langfristige Unternehmensziele und definieren einen klaren Weg, um diese Ziele zu erreichen. Der strategische Zielsetzungsprozess ist in der Regel durch eine starke analytische Komponente gekennzeichnet; Führungskräfte müssen die Größe des Marktes, das Wettbewerbsumfeld und die inhärenten Stärken, die das Unternehmen vom Wettbewerb unterscheiden können, verstehen.
Schließlich bieten strategische Prioritäten den Filter auf oberster Ebene, der festlegt, wie Unternehmen Ressourcen während des Planungs- und Budgetierungsprozesses zuweisen. In vielerlei Hinsicht geht es bei Strategie genauso darum, zu entscheiden, was weniger wichtig ist, wie es darum geht, festzulegen, was am wichtigsten ist. In einer Welt, in der so viele Dinge von Bedeutung zu sein scheinen, lassen sich durch strategische Prioritäten die Grenzen zwischen investitionswürdigen und nicht investitionswürdigen Initiativen klar ziehen.
(2) Bestimmen Sie Ihre Methode
Wichtig ist auch, die Budgetierungsmethode, die Sie anwenden wollen, sorgfältig zu überdenken. Der traditionelle Ansatz bei der Budgetierung erfordert eine Standarderhöhung gegenüber den Vorjahreszahlen, gefolgt von einigen Anpassungen, um wechselnden Prioritäten oder schnell steigenden Kosten in der einen oder anderen Kategorie Rechnung zu tragen. Obwohl dieser Ansatz weniger Arbeit erfordert als einige andere Methoden, wird er oft kritisiert, weil er dazu neigt, „Business as usual“-Denken zu fördern.
Zero-Based Budgeting (ZBB) stellt den Status quo in Frage, indem es die Abteilungsleiter dazu zwingt, ihre gesamte Haushaltszuweisung zu rechtfertigen, anstatt einfach nur eine Erhöhung zur Unterstützung neuer Initiativen zu fordern. Obwohl die ZBB einen Ansatz bietet, bei dem man „bei Null anfangen“ kann und die potenzielle Verschwendung aus dem Haushalt eliminieren kann, kann sie auch erheblich mehr Aufwand erfordern als der traditionelle Ansatz.
Weitere Innovationen wie das Driver-Based Budgeting (DBB / Treiberbasierte Budgetierung) bieten mehr Flexibilität und helfen den Unternehmen, sich an sich schnell verändernde Geschäftsbedingungen anzupassen. Die DBB-Methode identifiziert die Schlüsselfaktoren, die die Geschäftsergebnisse beeinflussen, und modelliert dann die Ausgaben und Ressourcenzuweisungen, die zur Unterstützung der Unternehmensaktivitäten erforderlich sind, wenn diese Treiber schwanken.
Welchen Ansatz Sie auch wählen, stellen Sie den erforderlichen Aufwand, den Nutzen, den Sie von der Anwendung einer neuen Methode erwarten, und die damit verbundene Lernkurve für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen klar.
Driver-Based Budgeting and Planning: A Guide for Finance Teams
Access Resource(3) Flexibilität einbauen
Mitten in einem sich schnell wandelnden Geschäftsumfeld müssen Führungskräfte manchmal schnell Anpassungen vornehmen. Die Entwicklung aussagekräftiger Finanzpläne reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Unternehmen später davon abweichen muss. Dennoch lohnt es sich, Systeme einzuführen, die Flexibilität ermöglichen, wenn sich die externen Geschäftsbedingungen ändern.
Führungskräfte benötigen dafür Zugang zu aktuellen Informationen über die wichtigsten Erfolgskennzahlen des Unternehmens. Um zu verstehen, ob Kurskorrekturen erforderlich sind, müssen Führungskräfte zunächst zeitnahen und zuverlässigen Zugang zu aussagekräftigen Informationen haben. Executive Dashboards sind leistungsstarke Tools, mit denen Verantwortliche im Unternehmen verstehen, was in Echtzeit passiert.
Einige Planungs- und Budgetierungsmethoden, wie DBB, eignen sich gut für Unternehmen, die sich schnell wandelnden Bedingungen ausgesetzt sehen. Auf jeden Fall sollte die Planung und Budgetierung im weiteren Jahresverlauf ein gewisses Maß an Flexibilität ermöglichen.
(4) Einen gemeinsamen Prozess schaffen
Planung und Budgetierung erfolgen von Natur aus gemeinschaftlich. Führungskräfte auf Geschäftsleitungs-Ebene benötigen den Input von Führungskräften in den einzelnen Geschäftsbereichen oder von Abteilungsleitern. Sie wiederum verlassen sich auf Schlüsselakteure in ihren Abteilungen, wenn es um Kosten, Verpflichtungen, Zeitpläne und erwartete Ergebnisse geht.
Der gesamte Prozess erfordert in der Regel eine Menge Hin und Her-Dialog, der oft in verschiedenen Kontexten stattfindet – manchmal per E-Mail, als Kommentare in Tabellenkalkulationsdateien, als Ideen in Folienpräsentationen oder einfach durch persönliche Gespräche im Büro oder per Telefon.
Die ideale Planungs- und Budgetierungssoftware beinhaltet Kollaborationstools, die effektive Gruppendynamik unterstützen, indem sie die Gespräche, die letztlich zu einem fertigen Jahresbudget führen, erfassen und aufbewahren. Solche Gespräche zu vergessen oder sich anders als die anderen Teilnehmer daran zu erinnern, ist nur allzu leicht. Gute Tools für die Zusammenarbeit stellen sicher, dass die richtigen Personen wichtige Mitteilungen austauschen und dass das Unternehmen die Ergebnisse aufbewahrt, damit alle Beteiligten über ihre Verpflichtungen im Planungs- und Budgetierungsprozess informiert sind.
(5) Szenariomodellierung verwenden
Die Szenariomodellierung ermöglicht es Entscheidungsträgern, mögliche Ergebnisse unter verschiedenen Bedingungen zu vergleichen. In vielen Fällen wird es zur Bewertung von Best Case, Worst Case und wahrscheinlichen Schätzungen verwendet. Dies wiederum hilft den Führungskräften, effektiv für eine Reihe von Umständen zu planen, was eine größere Flexibilität ermöglicht, um Unsicherheiten zu begegnen.
Die Szenariomodellierung kann oft schon in der frühen Planungs- und Budgetierungsphase hilfreich sein und den strategischen Planungsprozess unterstützen, der als Ausgangspunkt für die Ressourcenallokation dient. Sie kann auch später, nachdem der Budgetplan fertiggestellt ist, nützlich sein. Während das Finanzteam die Ergebnisse überwacht und mögliche Anpassungen des Plans bewertet, kann die Szenariomodellierung den Führungskräften bei der Prüfung von Kurskorrekturen für das Unternehmen helfen.
(6) Überwachen, Vorhersagen und Anpassen
Der nächste Schlüssel zum Erfolg besteht darin, die Leistung in Echtzeit kontinuierlich zu überwachen, die Ergebnisse auf der Grundlage der aktuellen Bedingungen und Erwartungen zu prognostizieren und sich anzupassen, um die Ergebnisse im Kontext des aktuellen Geschäftsumfelds zu optimieren.
Leider ist dies leichter gesagt als getan – insbesondere für Unternehmen mit starren Planungs- und Budgetierungstools oder Tools, die nicht für diesen Zweck konzipiert sind. Viele Unternehmen entscheiden sich für die Entwicklung ihrer Budgets in Microsoft Excel, einfach weil es so vertraut und flexibel ist.
Als eigenständiges Tool haben Tabellenkalkulationsprogramme einige Nachteile. Die Aktualisierung einer Excel-Datei mit den neuesten Verkaufs- oder Bestandsdaten kann z. B. bei manueller Durchführung ein mühsamer Vorgang sein. Es kann leicht zu Fehlern kommen, insbesondere wenn ein Benutzer Informationen, die er aus seinem ERP exportiert hat, kopiert und einfügt. Achten Sie auf Software, die Echtzeit-Links zu Transaktionsdetails bietet, damit Sie bei der Leistungsüberwachung oder der Erstellung von Prognosen keine manuellen Aktualisierungen vornehmen müssen.
(7) Tools richtig nutzen
Der letzte Schlüssel zum Erfolg ist, in gute Tools zu investieren und sicherzustellen, dass Ihr Finanzteam über die Ressourcen verfügt, die es benötigt, um effizient und genau zu arbeiten.
Wenn sich Ihr Unternehmen bei der Entwicklung von Budgets und Prognosen auf eine eigenständige Tabellenkalkulation verlässt, kennen Sie einige der damit verbundenen Herausforderungen. Wenn Benutzer z. B. mehrere Versionen einer Datei per E-Mail hin- und herschicken, treten unweigerlich Probleme mit der Versionskontrolle auf. Ein Benutzer kann die Änderungen einer anderen Person überschreiben, oder ein Vorgesetzter verbringt Zeit damit, ein angepasstes Budget zu überarbeiten, nur um später zu erfahren, dass es sich um eine veraltete Version der Datei handelt.
Wenn Planungs- und Budgetierungslösungen über integrierte Tools für die Zusammenarbeit verfügen, können die Beteiligten klarer und einheitlicher kommunizieren, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen. Workflows und Genehmigungen stellen sicher, dass die richtigen Personen aufgefordert werden, bei Bedarf Maßnahmen zu ergreifen und dass ihre Eingaben zentral verfolgt und verwaltet werden, nicht in einer unzusammenhängenden Sammlung von E-Mail-Nachrichten.
Wenn Ihr Unternehmen eine neue Budgetierungsmethodik wie ZBB oder DBB anwendet, haben Sie noch mehr Grund, eine Software einzusetzen, die speziell für Planung, Budgetierung und Prognose entwickelt wurde. Die ideale Finanzplanungssoftware unterstützt diese Art innovativer Ansätze, indem sie einen strukturierten Rahmen für alternative Budgetierungsmethoden bietet.
Die Vorstellung, Ihren Ansatz in Bezug auf Planung, Budgetierung und Prognose zu ändern, mag entmutigend erscheinen. Denn es ist ein weitreichender Prozess, an dem viele Stakeholder in Ihrem gesamten Unternehmen beteiligt sind. Trotzdem, wenn Sie gute Software für Planung, Budgetierung und Analyse wählen, wird der Nutzen die Kosten deutlich überwiegen.
Um die Risiken und Herausforderungen zu mindern, entscheiden sich viele Unternehmen für einen schrittweisen Ansatz zur Einführung sinnvoller Änderungen an ihren Planungs- und Budgetierungsprozessen, wobei sie oft mit einer einzelnen Abteilung oder Geschäftseinheit beginnen und das Programm in den folgenden Jahren ausweiten.
Unabhängig davon, wie Sie diesen Prozess beginnen, lohnt es sich, Planungs-, Budgetierungs- und Prognosesoftware zu evaluieren, die Ihrem Team helfen kann, effektiver zusammenzuarbeiten, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
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