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Die zunehmende Bedeutung der Automatisierung im Disclosure Management

insightsoftware -
April 7, 2021

insightsoftware is the global provider of enterprise software solutions for the Office of the CFO to connect to & make sense of data in real time, driving financial intelligence across […]

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„Disclosure Management“ bezeichnet die interne Verwaltung des Offenlegungsprozesses in Unternehmen und die anschließende Bereitstellung präziser Informationen für Regulierungsstellen sowie Interessensgruppen wie z. B. Investoren.

Jedes börsennotierte Unternehmen muss beispielsweise in den USA regelmäßig Angaben bei der SEC (Securities and Exchange Commission) einreichen. Das von der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) vorgeschriebene European Single Electronic Format (ESEF) hingegen sieht vor, dass alle an einer regulierten Börse im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) notierten Unternehmen ihre Jahresberichte in einem webnativen XHTML-Format vorlegen.

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Warum das ESEF der ESMA ein guter Ausgangspunkt für das Offenlegungsmanagement ist

Vor diesem Hintergrund wird klar, dass das Konsolidieren der Finanzinformationen (die Zahlen) und das anschließende Erzählen der Geschichte hinter den Zahlen (die Darstellung) zu den wichtigsten Aufgaben in den Unternehmen gehören.

Analyse und Daten abgleichen

Die meisten Unternehmen einer gewissen Größe verfügen über IT-Lösungen zum Erfassen, Bündeln und Verarbeiten der Zahlen. Dazu zählen etwa das Hauptbuch, die Unternehmensressourcenplanung und/oder Corporate-Performance-Management-Systeme.

Viele Unternehmen haben jedoch noch keine Lösung, um die Zahlen und die Darstellung auf automatisierte Weise an einem Ort zusammenzuführen. Stattdessen erledigen sie diese Aufgabe in der Regel mit Desktop-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint.

Interne und externe Offenlegungen sind wichtig, um sowohl der Öffentlichkeit als auch den internen Managementteams die wichtigsten Unternehmensinformationen zu vermitteln. Dabei handelt es sich um komplexe und vielfältige Berichte, die Zahlenangaben, Textanalysen und Grafiken kombinieren. Tools können die benötigten Zahlen generieren, aber diese Daten müssen dann kopiert und eingefügt oder erneut in Word oder PowerPoint eingegeben werden, um die Fußnoten zu erstellen.

Der letzte Schritt zur Berichterstellung

Die narrative Berichterstellung stellt den letzten Schritt zur Berichterstellung dar und kann mit erheblichen Problemen verbunden sein, wenn sie mehrere Autoren, mehrere Versionen von Dokumenten und einen formalen Genehmigungsprozess umfasst.

Im internen Gebrauch ist die narrative Berichterstellung besonders für Vorstandsunterlagen und Vorstandspräsentationen von Nutzen, die einen Umfang von mehr als 100 Folien haben können. Jede Folie kann eine Tabelle oder ein Diagramm beinhalten, muss aber auch kommentiert werden. Allerdings kann ein Team von fünf Personen bis zu fünf Tage benötigen, um diese Berichte zu erstellen.

Das häufigste Problem für interne Berichtsfunktionen besteht darin, dass ihre Zahlen nicht mit der externen Berichtsfunktion übereinstimmen. Das bereitet Controllern Kopfschmerzen, und in der Regel liegt es daran, dass es mit dem Informationsaustausch nicht klappt. Jedenfalls sollten sich die internen und externen Darstellungen, auch wenn sie (etwas) unterschiedlich ausfallen können, zumindest abgleichen lassen.

Wenn ein Unternehmen mehrere externe Berichte ausgibt, müssen sie alle die gleichen Zahlen und eine einheitliche Darstellung enthalten. Sie können Jahresberichte, Pressemitteilungen für Investoren sowie Ergebniszusammenstellungen umfassen. Jede in letzter Minute vorgenommene Änderung kann für Verwirrung sorgen, wenn die Zahlen und die Darstellung nicht zueinander passen.

Beispielsweise kann eine verspätete Steueränderung zu einer Gewinnminderung führen, die im Kommentar berücksichtigt werden muss. Dieser Fehler wird selten korrigiert.

Flüchtigkeitsfehler kosten Vertrauen

Im besten Fall wirken sich Fehler lediglich auf das Vertrauen im Unternehmen und seiner Führung aus, da sie auf fehlende Sorgfalt hindeuten. Schlimmstenfalls schlagen sich Fehler im Aktienkurs nieder oder haben zur Folge, dass aufgrund der Veröffentlichung irreführender Informationen eine Geldbuße gegen das Unternehmen verhängt und die Leitung des Finanzwesens (CFO) als die hauptschuldige Instanz behandelt wird.

Solche Probleme wiederholen sich Berichtszeitraum für Berichtszeitraum, Monat für Monat, Jahr für Jahr. Und auch wenn Berichte von einem Zeitraum zum nächsten ein hohes Maß an Gemeinsamkeit aufweisen, erweist sich ihre Überarbeitung in der Regel als gewaltige Aufgabe, da ein einfaches Kopieren und Ersetzen mit hohen Risiken verbunden ist. Beispielsweise kann „2021“ als Jahr, aber an anderer Stelle in dem Dokument auch als Zahl auftauchen. Das Erstellen von Berichten mit manuellen Prozessen bedeutet, dass sich hochqualifizierte Mitarbeiter mit Arbeiten befassen müssen, für die sie eigentlich überqualifiziert sind, wenn sie die Korrektheit aller Teile der Darstellung einer sorgfältigen Prüfung unterziehen müssen. Dies kann wiederum mit Überstunden verbunden sein, da eine verspätete Abgabe nicht infrage kommt. Es entstehen also eindeutig Opportunitätskosten, die sich vermeiden lassen, indem manuelle Prüfungen durch eine automatisierte Softwarelösung ersetzt werden. Zudem sind Verbesserungen hinsichtlich Mitarbeiterfluktuation und Arbeitsplatzzufriedenheit möglich.

Darüber hinaus ist es auch schwierig, einheitliche interne/externe Berichte zu erstellen, die eine wirksame Darstellung der richtigen Geschichte hinter den Zahlen enthalten. Das trifft besonders dann zu, wenn die Zahlen oder Fakten in den Abschlussberichten eventuell veraltet sind, bevor der Bericht überhaupt veröffentlicht wird.

Und in der Phase zwischen Berichtsabschluss und Berichtsveröffentlichung besteht keine Compliance oder Kontrolle. Die Autoren können Stunden mit manuellem Kopieren und Einfügen von Daten aus Quellsystemen oder unterschiedlichen Tabellenkalkulationen und dem Hin- und Herschicken von Dateien über unzureichend kontrollierte Kanäle, z. B. per E-Mail, verbringen, wodurch die Integrität des gesamten Prozesses gefährdet wird.

Die Rolle von Certent CDM

Unternehmen, die in eine Lösung wie Certent CDM von insightsoftware investiert haben, können das Offenlegungsrisiko deutlich reduzieren. Sie können sie überall dort einsetzen, wo sie Wörter und Zahlen zur Veröffentlichung darstellen möchten und Sie haben außerdem die Möglichkeit häufig wiederkehrende Berichte mit mehreren Autoren besser zu kontrollieren. Das verleiht einem arbeitsintensiven, fehlerträchtigen und unkontrollierten Prozess Geschwindigkeit, Präzision und Einheitlichkeit.

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In den meisten Rechtsordnungen ist Certent CDM am XBRL-Framework (eXtensible Business Reporting Language) ausgerichtet. XBRL ist ein frei verfügbares und globales Framework für den Austausch geschäftlicher Informationen. Ein Verwendungszweck von XBRL besteht darin, Finanzinformationen, wie z. B. Finanzberichte, zu definieren und auszutauschen.

Certent CDM ist integriert, sodass Erstellung und Tagging gleichzeitig und nicht erst am Ende des Berichtszyklus möglich sind. Damit erhalten Kunden eine bessere Kontrolle über den Disclosure-Management-Prozess einschließlich der Möglichkeit, problemlos auf nachträgliche Änderungen zu reagieren.

Disclosure Management Software bringt Ordnung in die Zahlen und Darstellungen von Unternehmen, indem sie eine einzige Version der Wahrheit erzeugt, aus der mehrere Dokumente gespeist werden – unabhängig davon, wer sie bearbeitet. In der aktuellen Zeit wirtschaftlicher Unberechenbarkeit und Volatilität, die wir durchleben, kann dies nur eine begrüßenswerte und zunehmend wichtige Ergänzung für das Framework der Informationsverwaltung sein.