Excel-Dashboards erstellen: Einschränkungen

Der Zweck eines Business-Dashboards ist es, Ihnen dabei zu helfen, schnelle und berechnete Entscheidungen auf der Grundlage von Originaldaten zu treffen. Anstatt Daten innerhalb von verschiedenen Anwendungen und Arbeitsblättern zu suchen, sollte ein Geschäftsführer oder leitender Angestellter in der Lage sein, ein Dashboard zu öffnen und zügig eine visuelle Aktualisierung des Status für ein bestimmtes Projekt zu erhalten.

Wenn ein Ihnen vorliegendes Dashboard sämtliche Daten umwandelt und somit eine vollständige betriebliche Transparenz bietet, dann können Sie die Änderungen, die sich auf die Leistungsfähigkeit auswirken einfach bewerten und nachverfolgen, sowie schlussendlich auch darauf reagieren- ohne Ungenauigkeiten oder Fehler befürchten zu müssen. Dies kann sich von der Budgetierung über das Projektmanagement bis hin zum Vertriebscontrolling strecken.

Leider verfügen viele von uns in der realen Welt nicht über die richtigen Tools oder Technologien, um dies umzusetzen. Wenn wir also in unserem aktuellen System nichts tun können, wohin wenden wir uns dann?

Zu dem bekannten Tool, das wir alle kennen und lieben – Excel.

Fünf Probleme beim Erstellen von Dashboards in Excel

Um ein Dashboard zu erstellen, müssen Sie lediglich in der Lage sein, verschiedene Diagramme, Tabellen und andere visuelle Elemente zu entwickeln, mit denen Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Daten erhalten. Als flexibles und kostengünstiges Analysetool erscheint Microsoft Excel als sinnvolle Lösung für den Einstieg. Im Wesentlichen hilft es Ihnen dabei, Ihre Daten in nützliche Informationen umzuwandeln, die der Funktionsweise eines Dashboards sehr ähnlich sind.

Ein weiterer Vorteil ist, dass es im Gegensatz zu externer Datenvisualisierungs- und Leistungsmessungssoftware keine große Lernkurve gibt. Es scheint zunächst alles wie ein großartiger Plan zu sein, bis Sie einige der zeitaufwändigen Probleme und Ineffizienzen beim Erstellen, Anpassen und Verwalten dieser Dashboards in Excel erleben.

Das Dashboard-Design ist ein komplexer Prozess in Excel. Sie müssen auf jeden Fall über bestimmte Qualifikationen verfügen und eine klare Vorstellung davon haben was Sie erstellen möchten, um anschließend ein funktionales Dashboard zu erhalten. Sie müssen sich entsprechende Grundlagen schaffen, da sich ansonsten Fehler sehr schnell einstellen könnten. Abgesehen von den Fähigkeiten und der Zeit, die für die Erstellung eines personalisierten Dashboards erforderlich sind, gibt es fünf Problembereiche bei der Erstellung von Dashboards innerhalb von Excel:

1. Datenverdichtung

   Um ein Dashboard erstellen zu können, müssen Ihre Daten zunächst in Excel vorhanden sein. Sollten Sie über mehrere Datenquellen verfügen, müssen Sie alle Daten in eine Excel-Arbeitsmappe importieren und anschließend selbst bereinigen. Dies ist einer der größten Pluspunkte, die Sie erhalten werden, wenn Sie in eine Business-Intelligence-Lösung investieren.

2. Versionskontrolle

   Die meisten Geschäftsführer oder leitenden Angestellten möchten ein wichtiges Dashboard mit ihrem Team teilen, damit jeder auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet. Das Verteilen einer Excel-Tabelle kann jedoch einige Nebenwirkungen haben. Unter anderem können bestimmte Diagramme beschädigt oder nicht mehr auf dem aktuellsten Stand sein.

3. Anpassungsoptionen

   Wenn Sie ein Dashboard in Excel anpassen möchten, müssen Sie sich auf den Diagrammassistenten verlassen. Sofern Sie nicht selbst ein Excel-Diagrammassistent sind, können die Formatierungsanpassungen äußerst zeitaufwendig sein. Ein einfaches Drag-and-Drop-Verfahren, das eine Business-Intelligence-Lösung bietet, liegt in Excel nicht vor.

4. Echtzeit-Updates

   Einer der größten Nachteile von Excel-basierten Berichten besteht darin, dass die Daten nicht in Echtzeit angezeigt werden können. Sofern Sie keinen Entwickler zur Hand haben, der Excel mit einer Datenbank verbinden und schlussendlich die Daten auch automatisch aktualisieren kann, verlassen Sie sich auf Dashboards mit veralten Daten.

5. Übertreffen Sie Excel mit Jet Global

   Bei der Entwicklung von Zielen und der Ermittlung von KPIs für ein Dashboard ist es wichtig, andere Mitarbeiter und leitende Angestellte in diese größeren Diskussionen einzubeziehen. Wie beim Echtzeitdatenproblem kann es schwierig werden, mit anderen Mitgliedern Ihres Unternehmens zusammenzuarbeiten, sofern Sie Dashboards in Excel erstellen.

Mehr als Dasboards mit Jet Global: der Excel Dashboard Software

Als Microsoft Dynamics-Kunde können Sie eine Leistungssteigerung, sowie eine schnellere Zielerreichung nur dann ermöglichen, wenn Sie eine robustere Lösung für die Verwaltung Ihrer Dashboards in Betracht ziehen. Um eine leistungsorientierte und datengetriebene Unternehmenskultur zu schaffen, müssen Sie über bessere Datenmanagementpraktiken sowie eine Business-Intelligence-Lösung verfügen, mit der Sie alle Ihre Daten an einem zentralen Ort zusammenführen und in ein einfach zu verarbeitetes Format umwandeln können. Dies hilft Ihnen dabei sofort Entscheidungen zu treffen und Prozessanpassungen vorzunehmen.

Damit die richtigen Informationen in die richtigen Hände gelangen, können Sie auf einfache Weise ein KPI-Dashboard entwerfen und erstellen, indem Sie im BI-Tool selbst Abfragen und Berechnungen anwählen. Die meisten BI-Lösungen verfügen über eine Vielzahl vorgefertigter Dashboard- und Diagrammoptionen. In Microsoft Dynamics-Anwendungen können KPIs über Power BI oder ein anderes Drittanbieter-BI-Tool eingerichtet werden. Hierdurch wird eine direkte Verbindung zur Datenquelle genutzt, wie bspw. bei der Excel Dashboard Software.

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