Budgetierungsprozess ohne Stress
Setzen Sie Excel in der Unternehmensplanung ein? Dann sind Sie in guter Gesellschaft. Die Mehrzahl der Unternehmen nutzt nach wie vor Excel, oft neben speziellen Planungswerkzeugen für die standardisierte Finanzplanung.
In Excel werden eher operative Teilpläne im Rahmen der jährlichen Budgetierung erstellt. Wegen des meist hohen Individualisierungsgrades der operativen Planung erscheint vielen das vertraute Lieblingwerkzeug der Controller als geeignete Lösung, um die spezifischen Anforderungen der planendenden Abteilungen, Gesellschaften und Funktionsbereiche abzudecken. Ein Trugschluss; denn bei der Budgetierung sind die Probleme durch die fehlende Datenbankanbindung vorprogrammiert.
Budgetierung und Planung in Excel
Bei der Zusammenführung der einzelnen Excel-Sheets kämpfen die Planungs- und Budgetverantwortliche mit zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Planungsprozessen. Die Folgen sind Ihnen sicher auch bestens bekannt:
- Zu lange Durchlaufzeiten der Budgetierung
- Komplizierte Abstimmungen
- Begrenzte Steuerungsmöglichkeit von intransparenten und unflexiblen Prozessen
- Fehlende Integration der einzelnen Teilpläne bzw. von strategischem und operativem Plan
- Hohe Fehlerquoten durch manuelle Eingaben
- Mangelnde Qualität der Planungsergebnisse
Besonders in wirtschaftlich volatilen Zeiten besteht damit das Risiko, dass die Planung schon während der Erstellung oder direkt nach der Verabschiedung wieder veraltet ist.
Effizienter Budgetierungsprozess im modernen Planungssystem
Gerade den dezentral ausgerichteten operativen Budgetierungsprozess können moderne Planungslösungen durch Funktionalitäten wie Workflows, Status Monitoring, Abstimmungs- und Kommentarfunktionen, automatische Währungsumrechnung, hinterlegte Verrechnungspreise, Splashhing oder Szenarienbildung wirksam unterstützen und optimieren.
Wichtige Anforderung an ein Planungssystem ist dabei die zentrale Datenbank, in der Planwerte, Teilpläne und Einzelbudgets automatisiert zusammengeführt und aggregiert werden. Auf dieser Weise wird der Budgetierungsprozess erheblich beschleunigt, und die unternehmensweite Finanzplanung mit GuV und Erfolgsrechnung baut sich nachvollziehbar, valide und mit konsistenten Daten beipspielsweise aus dem operativen Vertriebs- und Absatzplan, der Mengen- und Produktionsplanung sowie der Personalplanung auf.
Individuelles Budgetierungssystem
In leistungsfähigen Planungssystemen können Produkt- und Kundenstrukturen, zeitliche Perioden oder Soll/Ist-Vergleiche detailliert dargestellt werden. Die flexible Abbildung unternehmensindividuellen Planstrukturen ist damit kein Problem. Im Gegensatz zur Excel-basierten Planung bildet eine integrierte Planungslösung mit durchgängigen Planungsprozessen auf zentraler Datenbasis dann die Grundlage für automatisierte Abweichungsanalysen, Szenarienbildung auf Knopfdruck und Simulation.
Als Excel-Anwender werden Sie außerdem die gewonnene Flexibilität der Gesamtlösung zu schätzen wissen: Änderungen von Planungsstrukturen können jederzeit problemlos zentral umgesetzt und sofort ausgerollt werden. Das gewährleistet die unternehmensweite Reaktionsfähigkeit, die in dynamischen Zeiten von der Planung und Budgetierung gefordert ist.
